Change / Turnaround Management - Reorganisatie

In deze case is The AccelerationGroup gevraagd om na de merger van Timing en In Person het integratieprogramma op te zetten en de implementatie te begeleiden.

Na afronding van de overname kwamen al snel diverse integratievraagstukken op tafel: wat betekent de integratie voor onze mensen, organisatiecultuur en -structuur, merken, processen, software en systemen die samen komen?

Met de overname werd de positie in de markt van tijdelijk werk versterkt; flexkrachten profiteren van nog meer aanbod van werk en opleidingsmogelijkheden, en klanten kunnen zowel landelijk als lokaal verzekerd zijn van de innovatieve slagkracht van de ADG-dienstengroep.

Over de overname vertelt Paul Haarhuis, commercieel directeur van Timing in een interview met Flexnieuws: “Wij laten een onafhankelijk integratieteam de kracht van beide merken en de onderliggende labels onderzoeken. We streven naar ‘the best of both worlds’.

Naast de integratie uitdaging moest uiteraard ook de reguliere business gewoon doorlopen. De directie heeft René Rohs daarom gevraagd om het integratieprogramma op te zetten en de implementatie te begeleiden. René heeft, als oude bekende van The AccelerationGroup, Frank van der Heijden gevraagd om dit project mede vorm te geven. Samen vormden zij het programma management van de integratie.

Doelstelling opdracht

 

Het hoofddoel was om de twee uitzendorganisaties tot één goed lopende organisatie te maken en de beoogde synergieën te realiseren. Waarbij in beide bedrijven ‘business as usual’ tijdens de integratie zoveel mogelijk door moest lopen.

 

Gefaseerde aanpak

 

“Op het moment dat wij startten was de In Person organisatie net overgenomen. De te nemen besluiten waren nog niet allemaal concreet en er was behoefte aan een gestructureerde aanpak. De eerste stap hierin was het uitwerken van de integratie strategie en een duidelijk programma opzet. Hierin kwamen o.a. doelstellingen, prioritering, fasering in het programma en het identificeren van mogelijke quick wins aan bod. Daarnaast werd met de Stuurgroep een duidelijke governance afgesproken en werden guiding principles voor het programma bepaald. Deze aanpak zorgde voor richting, rust en duidelijkheid.”

Vervolgens werd het integratieprogramma op hoofdlijnen uitgewerkt, waarbij deliverables zijn ingedeeld naar vakgebieden. Samen met de directie is een programmateam samengesteld dat bestond uit een achttal werkstromen. Het uitgangspunt daarbij was dat in elke werkstroom één persoon van Timing en één persoon van In Person deelnam om te zorgen dat beide culturen, organisaties en werkwijzen goed vertegenwoordigd waren. Door deze aanpak kon op werkstroomniveau één van de guiding principles (best of both worlds) standaard geborgd worden.

Ontwerpfase

 

“Als basis voor de ontwerpfase van de integratie hebben we een blauwdruk voor elk werkstroom plan gemaakt. De werkstroom leiders hebben vervolgens zelf verdieping en verbreding aangebracht en een definitief plan van aanpak opgeleverd. Het doel was dat de teams eigenaar werden van inhoud en werkwijze”. Hierbij werd meteen de toegevoegde waarde van een extern programma managementteam zichtbaar, elke werkstroom werd op aanpak en inhoud gechallengt met een outside-in benadering. Dit leidde tot aanscherping, focus en oplossingen die binnen de branche niet altijd voor de hand liggen. Uiteindelijk werden alle werkstromen samengebracht in de integratie roadmap, met een concreet executieplan en inzicht in afhankelijkheden.

Een aantal strategische vraagstukken is, gezien de grote impact en de benodigde snelheid in de integratie, door directie en programmamanagement naar voren getrokken en gezamenlijk uitgewerkt. Denk hierbij aan merkstrategie en directiestructuur. Deze uitgangspunten vormden vervolgens een basis voor alle werkstromen.

 

Implementatie fase

 

Deze fase nam ongeveer driekwart jaar in beslag. Hierin kwam alles samen om tot een goed integratie resultaat te komen. De uitrol van de nieuwe organisatiestructuur en gezamenlijke bepaling van de toekomstige cultuur vormde het startpunt.

Communicatie met de medewerkers was een belangrijke pilaar in het gehele integratie traject. Gedurende het proces is op veel verschillende manieren gecommuniceerd om de achterban op de hoogte te houden. “Informeren en betrokkenheid creëren werd met name cruciaal in de implementatie fase. Voor medewerkers kan een go-live moment aanvoelen als een soort tsunami, als men dan ineens een vloedgolf aan verandering ziet. Ook de go-live benadering is hierbij zeer waardevol geweest. Voor elk belangrijk go-live moment is een intern team samengesteld met veel kennis van de organisatie, medewerkers, klanten, processen en met een breed draagvlak binnen de organisatie. Het team richtte zich specifiek op de overgangsperiode en de nazorgfase om de primaire processen te borgen”.

“Een andere belangrijke succesfactor in deze trajecten is de connectie, het vertrouwen en korte lijnen tussen directie en programma management. De gedeelde hands-on mentaliteit, pragmatische executie-benadering en betrokkenheid bij de mensen zorgden al vanaf de beginfase van het programma voor vertrouwen. Dit maakte direct schakelen en snelle besluitvorming mogelijk”, zo concluderen beiden.

 

Resultaat

 

Binnen het tijdsframe van een jaar werden de integratie doelstellingen behaald. De laatste horde vormde de live gang in de nieuwe ICT-omgeving. Na afronding van deze laatste schakel stond alles eind 2019 live en kreeg de nieuwe organisatie haar definitieve vorm. Met als resultaat dat de verschillende merken worden aangestuurd vanuit een geïntegreerde organisatie, ondersteund door een centrale backoffice en werkend op één ICT-infrastructuur. Klaar voor de toekomst.

 

Over Timing

 

Timing is met ruim 1500 vacatures al 25 jaar specialist in uitvoerend werk. De vacatures zijn gericht op productie, logistiek, schoonmaak, administratie, zorg & callcenters.

Contact

 

Meer weten over de achtergrond, aanpak en resultaten van dit project of één van onze andere projecten? Net als ADG-dienstengroep meer rendement halen uit een merger? Of meer slagvaardigheid brengen in de executie van commerciële strategie? Neem contact met ons op.

Afbeelding: https://www.timing.nl/