2. De eerste 90 dagen
‘Onboarding’ is een proces dat minstens 90 dagen duurt.
Vanaf de eerste afgesproken werkdag is het de professionele manier van werken om ervoor te zorgen dat de medewerker daadwerkelijk direct kan beginnen.
Begin met een kick-off week waar de agenda weloverwogen gevuld is:
1) Manager: Een één-op-één diepte kennismaking met de directe Senior-Manager. Zorg ervoor er echt de tijd wordt genomen om een echt gesprek te hebben. In dit gesprek komen onderwerpen als ervaring, verwachtingen, learnings, het team en het bedrijfsverhaal aan de orde.
2) Administratie: Het inrichten van de laptop inclusief software, de rechten tot systemen, toegangscodes, een smoelenboek, contactgegevens van (directe) collega’s, een telefoon en alle andere zaken die onder Payroll, HR en IT vallen moeten in deze week klaar staan en werken. De medewerker kan dan met een goed georganiseerd gevoel deze aangelegenheden zich eigen maken.
3) Team: De introductie van het team begint met individuele gesprekken waarbij de medewerkers elkaar kunnen leren kennen. De introductie is niet alleen met het directe team maar ook met alle medewerkers van de afdelingen met wie de nieuwe kracht zal samenwerken. Na deze introducties kan de nieuwe medewerker onderdeel worden van de teammeetings.
Het communiceren van de waarden en het bedrijfsverhaal stopt niet op de eerste dag.
Kennismakingsprogramma’s zijn er om de waarden, normen en het verwacht gedrag van het bedrijf over te brengen. Gebruik op elk mogelijk moment, de mogelijkheid om tijdens die eerste 90 dagen de kernwaarden en de cultuur van jullie bedrijf te delen en te laten beleven.
Motiveren
Gedurende de eerste 90 dagen hebben nieuwe medewerkers voortdurend evaluaties van hun prestaties nodig. Dat motiveert. Geen sessies met de verwachting van hoe de KPI’s behaald worden, maar echte gesprekken.
Het is van cruciaal belang voor de kandidaat en de leidinggevende op één lijn te komen. Vertrouwen is hierbij een essentieel onderdeel. De leidinggevende zal constructieve/ eerlijke feedback moeten delen, gedurfde doelen stellen en zeer belangrijk: alle benodigde middelen ter beschikking stellen om de nieuwe medewerker klaar te stomen voor succes. Zeker in de nieuwe norm van thuiswerken.
Beloning en erkenning
Beloning en erkenning worden altijd afgestemd op de persoon en zijn persoonlijk. Een tip: Denk na over wat dat persoon uniek maakt. Hier kom je achter door echte gesprekken te voeren met elkaar.
Wat kan de nieuwe medewerker waarderen? Denk bijvoorbeeld aan een budget voor een cursus of opleiding, een nieuwe bureaustoel of persoonlijke coaching. Zorg ervoor dat je begrijpt wat de nieuwe medewerker echt zou waarderen. Richt je op het creëren van echte en betekenisvolle persoonlijke ervaringen en contactmomenten.
Dit kan door middel van het sturen van een box met fruit of regel een vrijdagmiddag borrel op afstand, met een pakket drankjes en nootjes.
Bespreek regelmatig waarom zij er toe doen, bekijk en herzie deze met voorspelbare momenten (dus vooraf geplande afspraken) op basis van hun prestaties. Dat geeft duidelijkheid.
Tijd om eigen benen te staan.
Na 90 dagen is het tijd om 100% zelfstandig te opereren. Waarin verantwoording genomen kan worden en men elkaar op basis van vertrouwen en transparantie echt aanspreekt op de samenwerking en te boeken resultaten.
In de huidige competitieve markt, waarin de zoektocht naar toptalent relevanter is dan ooit, is authenticiteit essentieel. Het bedrijf verdient de investering van topkrachten terug door een langdurige reputatie op te bouwen als een aantrekkelijk bedrijf – dat open, betrouwbaar en toegewijd is aan het optimaliseren van de relaties met de medewerkers.