Met Corona als de nieuwe werkelijkheid, kunnen we zeggen dat thuiswerken de nieuwe norm is geworden. Dat vraagt veel van ons aanpassingsvermogen.  De normale handeling als wanneer je een koffie op kantoor haalt en even kort een een-op-een gesprek hebt met een collega is weggevallen. Door de huidige manier van werken is zo goed als elke vorm van spontaniteit verloren gegaan.

Door het video bellen, de geplande online afspraken is de medewerker efficiënter maar de spontaniteit, de out-of-the-box momenten en ook de echte persoonlijke momenten zoals je die alleen in levenden lijve ervaren is weg. Er zijn letterlijk zintuigen weggevallen die zo belangrijk zijn in communicatie.

Toch gaat de business door, zo worden er ook nieuwe medewerkers aangenomen. Hoe worden deze nieuwe krachten tijdens de nieuwe werkelijkheid opgenomen in het bedrijf? Deze vraag kregen verschillende collega’s van The AccelerationGroup de afgelopen maanden van onze opdrachtgevers.

Het antwoord is 3-ledig en onderdeel van de candidate- en employee experience, in lekentaal de nieuwe medewerkers reis.

Na de wederzijdse toezegging om met elkaar in zee te gaan gaat de medewerker aan boord in de organisatie en de rol. In dit besluit om bij het bedrijf te horen, zal de medewerker zich inzetten om gewaardeerd te worden in de bijdrage die geleverd wordt door haar/zijn aanwezigheid.

Wij onderscheiden 3 fasen van deze reis.

1. Het proces van aanname;

2. De fase van de eerste 90 dagen;

3. Leren van het verleden.

In deze drie stadia is het constant van belang dat het bedrijf rekening houdt met de aanvullende drie bedrijfsspecifieke kenmerken die ervoor zorgen dat een nieuwe kracht zich ook op haar/ zijn gemak voelt in deze reis:

Intrigeren: personalisatie en anticiperen op behoeften;

Betrekken: humanisering en procesgemak;

Voldoen: aan de verwachtingen voldoen.

De reis van medewerkers op afstand loopt via onboarding naar echte gesprekken & feedback naar ‘op eigen benen staan’. De reis eindigt niet bij op eigen benen staan, het is een continuüm.

1. Het proces van aanname

 

De reis start met een duidelijke introductie van de bedrijfscultuur en visie: het bedrijfsverhaal.

Maak het verhaal persoonlijk, boeiend, geef een eerlijk en authentiek beeld van hoe het is om in het bedrijf te werken. Geef het beeld weer van hoe het was voor de Corona en praat over processen die goed liepen, minder goed liepen, weg zijn gevallen en verbetering nodig hebben.

Het kan zelfs zo zijn dat thuiswerken nieuw voor de organisatie is. Om een zo realistisch mogelijk beeld te geven deel de goede ontwikkelingen maar ook de complicaties.

Het verhaal moet de ware bedrijfscultuur weerspiegelen. Let dus op de toon, de verwachting en wees duidelijk over het niveau van de betrokkenheid en motivatie die wordt verwacht van nieuwe medewerkers.

Vervolg met een casual introductie van het team. Zoals het op kantoor zou gaan, met een korte introductie en uitleg van de rollen en samenwerking. Belangrijk is dat het team van tevoren goed op de hoogte is van de nieuwe medewerker en van zijn/haar rol.

2. De eerste 90 dagen

 

‘Onboarding’ is een proces dat minstens 90 dagen duurt.

Vanaf de eerste afgesproken werkdag is het de professionele manier van werken om ervoor te zorgen dat de medewerker daadwerkelijk direct kan beginnen.

Begin met een kick-off week waar de agenda weloverwogen gevuld is:

1) Manager: Een één-op-één diepte kennismaking met de directe Senior-Manager. Zorg ervoor er echt de tijd wordt genomen om een echt gesprek te hebben. In dit gesprek komen onderwerpen als ervaring, verwachtingen, learnings, het team en het bedrijfsverhaal aan de orde.

2) Administratie: Het inrichten van de laptop inclusief software, de rechten tot systemen, toegangscodes, een smoelenboek, contactgegevens van (directe) collega’s, een telefoon en alle andere zaken die onder Payroll, HR en IT vallen moeten in deze week klaar staan en werken. De medewerker kan dan met een goed georganiseerd gevoel deze aangelegenheden zich eigen maken.

3) Team: De introductie van het team begint met individuele gesprekken waarbij de medewerkers elkaar kunnen leren kennen. De introductie is niet alleen met het directe team maar ook met alle medewerkers van de afdelingen met wie de nieuwe kracht zal samenwerken. Na deze introducties kan de nieuwe medewerker onderdeel worden van de teammeetings.

 

Het communiceren van de waarden en het bedrijfsverhaal stopt niet op de eerste dag. 

Kennismakingsprogramma’s zijn er om de waarden, normen en het verwacht gedrag van het bedrijf over te brengen.  Gebruik op elk mogelijk moment, de mogelijkheid om tijdens die eerste 90 dagen de kernwaarden en de cultuur van jullie bedrijf te delen en te laten beleven.

 

Motiveren

Gedurende de eerste 90 dagen hebben nieuwe medewerkers voortdurend evaluaties van hun prestaties nodig. Dat motiveert. Geen sessies met de verwachting van hoe de KPI’s  behaald worden, maar echte gesprekken.

Het is van cruciaal belang voor de kandidaat en de leidinggevende op één lijn te komen. Vertrouwen is hierbij een essentieel onderdeel. De leidinggevende zal constructieve/ eerlijke feedback moeten delen, gedurfde doelen stellen en zeer belangrijk: alle benodigde middelen ter beschikking stellen om de nieuwe medewerker klaar te stomen voor succes. Zeker in de nieuwe norm van thuiswerken.

 

Beloning en erkenning

Beloning en erkenning worden altijd afgestemd op de persoon en zijn persoonlijk. Een tip: Denk na over wat dat persoon uniek maakt. Hier kom je achter door echte gesprekken te voeren met elkaar.

Wat kan de nieuwe medewerker waarderen? Denk bijvoorbeeld aan een budget voor een cursus of opleiding, een nieuwe bureaustoel of persoonlijke coaching. Zorg ervoor dat je begrijpt wat de nieuwe medewerker echt zou waarderen.  Richt je op het creëren van echte en betekenisvolle persoonlijke ervaringen en contactmomenten.

Dit kan door middel van het sturen van een box met fruit of regel een vrijdagmiddag borrel op afstand, met een pakket drankjes en nootjes.

Bespreek regelmatig waarom zij er toe doen, bekijk en herzie deze met voorspelbare momenten (dus vooraf geplande afspraken) op basis van hun prestaties. Dat geeft duidelijkheid.

 

Tijd om eigen benen te staan.

Na 90 dagen is het tijd om 100% zelfstandig te opereren. Waarin verantwoording genomen kan worden en men elkaar op basis van vertrouwen en transparantie echt aanspreekt op de samenwerking en te boeken resultaten.

In de huidige competitieve markt, waarin de zoektocht naar toptalent relevanter is dan ooit, is authenticiteit essentieel.  Het bedrijf verdient de investering van topkrachten terug door een langdurige reputatie op te bouwen als een aantrekkelijk bedrijf – dat open, betrouwbaar en toegewijd is aan het optimaliseren van de relaties met de medewerkers.

3. Leren van het verleden

 

Voordat er nagedacht wordt over het aantrekken van nieuwe externe kandidaten bekijk het merkimago van het bedrijf vanuit een uniek oogpunt: De voormalige werknemer. Als het verhaal van jullie bedrijf gedeeld wordt met potentiële kandidaten, moet het authentiek zijn. Die authenticiteit begint bij voormalige werknemers. Leer van hun ervaringen en standpunten, accepteren deze lessen en maak ze onderdeel van het verhaal van jullie bedrijf om te groeien en succesvol te worden.

 

Waarom zijn oud-medewerkers belangrijk voor het succes?

Werkgevers die zichzelf als authentiek profileren op de kandidatenmarkt zijn buitengewoon aantrekkelijk.

In de huidige competitieve search naar toptalent (ook remote), is authenticiteit één van de meest aantrekkelijke pijlers. Creëer een duurzame en langdurige reputatie als een aantrekkelijk bedrijf – dat een open, betrouwbaar image heeft en toegewijd aan ontwikkeling. Niets is eerlijker dan het omarmen van de ervaringen en bijdragen van vertrokken talent.

Leer van hun ervaring en feedback. Luister zonder oordeel en beeld je in dat er geluisterd wordt naar een business consultant en nieuwe recruitment partner. Koester die relatie, zelfs nadat de medewerkers vertrokken zijn.

Samenvattend

  • Communiceer het bedrijfsverhaal, de cultuur en de waarden waar mogelijk.
  • Zorg voor succes in de eerste 90 dagen, door echte gespreken te voeren, faciliteer vooraf, wees beschikbaar en stel vragen.
  • Vergeet niet dat oud-werknemers nieuwe partners kunnen zijn, zij weten wat ze aan het bedrijf hebben.

Meer weten of verder praten?

Sven Fremeijer

Neem contact op met Sven Fremeijer voor meer informatie over commerciële projecten.

Neem contact op met voor meer informatie over commerciële projecten.