Behandel jouw medewerkers als kinderen

Ik merk als consultant en ad interim bestuurder dat veel directeuren van ondernemingen ‘klagen’ over het gebrek aan motivatie bij medewerkers en het ontbreken van betrokkenheid bij het realiseren van doelstellingen bij hun teams. Iets wat invloed heeft op de resultaten en het realiseren van financiële en sales doelstellingen. In klantgesprekken wordt al snel gezegd dat er veel ruimte voor verbetering is en dat we er goed de bezem moeten doorhalen en er veel veranderd moet worden.

Ik ontken niet dat ook wij merken dat er verbeteringen mogelijk zijn en daarmee de resultaten verbeterd kunnen worden. Alleen vraag ik me meer en meer af, of de reden hiervan niet bij de betrokkenheid van medewerkers ligt maar meer bij ons als manager/directie ligt. Laat me dat uitleggen door een vergelijk te maken hoe wij als opvoeders met onze kinderen omgaan en hoe we dit kunnen toepassen op onze medewerkers. Ik zelf heb dat nu meerdere keren gedaan en de resultaten waren meer dan positief.


Het beoordelingsgesprek
Ooit gedaan met jouw kinderen? Oftewel 1 keer per kwartaal of half jaar of een keer per jaar een gesprek voeren over hoe je voelt, hoe je functioneert, en vooral hoe je kan verbeteren. Nee toch! Met onze kinderen praten we zeer regelmatig, zelfs met pubers neem je de tijd om echt te begrijpen wat er speelt en hoe ze zich voelen. Als er iets niet goed gaat spreek je ze direct aan en niet pas na een half jaar. Ga gewoon over op menselijke gesprekken, luister naar jouw medewerkers. Mooi voorbeeld is dat Achmea recentelijk groot heeft aangekondigd de beoordelingsgesprekken te stoppen, wie volgt?


Faciliteren
Als onze kinderen iets nodig hebben dan gaan we in overleg om dit te regelen. Maken we afwegingen hoe we dit binnen onze financiële middelen kunnen regelen en lossen we het op. We nemen actie om ze te faciliteren, of dit nu gaat om schoolspullen, kleding of andere zaken. Binnen ondernemingen merk ik dat veel medewerkers voor de kleinste zaken, een complete Business Case moeten maken, eindeloze inkoopprocessen moeten doorlopen of gewoon te horen krijgt past niet binnen budget. Help medewerkers net als kinderen simpele zaken eenvoudig voor elkaar te krijgen.


Regels
Veel medewerkers klagen over de enorme hoeveelheid processen en procedures binnen ondernemingen. Voor alles en iets is er een proces en vaak klopt dit. Veel van dit soort zaken zijn opgesteld als gevolg van gebrek aan vertrouwen. Iets gaat verkeerd en daarvoor komt weer een proces. Zonder ons af te vragen hoe vaak iets goed gaat. Nee, managers maken voor uitzonderingen een nieuw proces in plaats van ervan uit te gaan dat de medewerkers het goed willen doen. Het beste voorbeeld vanuit de praktijk is een callcenter afdeling. Waarom moeten medewerkers voor elke credit een akkoord vragen (via een proces), waarom geven we ze geen verantwoording? Het antwoord: omdat het aantal credits te hoog is. Na analyse bleek dat het probleem zat bij een aantal medewerkers, waarvan een deel door coaching duidelijke verbeterde en in slechts 2 gevallen, minder dan 3%, daadwerkelijk sprake was van ‘slechte’ intentie. Kortom, door dit soort processen verlam je 97% van jouw team. Hetzelfde zie je bij verkoopafdelingen, voor elke % korting moet je goedkeuring vragen bij jou manager en bij nog meer bij de directeur. Vaak met ondersteuning van een complete Powerpoint waarom er zoveel korting gegeven moet worden. Waarom doen we dit niet net als thuis, met ons kinderen. Ze krijgen altijd het voordeel van de twijfel. We stellen regels met bandbreedte en laten onze kinderen het zelf oplossen en geven ze eigen verantwoording. Als het fout gaat helpen we ze nogmaals. Pas als het herhaaldelijk niet goed gaat, komen er straffen (processen). Kortom ga ervan uit dat de intentie van de meeste medewerkers goed is laat ze fouten maken en spreek ze daarop aan als individu in plaats voor de hele afdeling een proces te maken. Geef medewerkers bandbreedte om eigen verantwoording te nemen, daarmee zeg ik niet dat er geen regels moet zijn. Die zijn er thuis namelijk ook, maar niet voor alles is direct een straf van toepassing.


Duidelijke doelstellingen
Veel bedrijven hanteren voor elke afdeling andere doelstellingen, waardoor teams onderling niet dezelfde belangen hebben. Iets wat ook weer leidt tot meer processen. Ook zie je dat in veel organisaties er allerlei programma’s zijn op het gebied van verbeteringen, of customer excellentie, etc. Waarom niet zoals met kinderen hoofd- en bijzaken scheiden door je te concentreren op een paar doelen: school, sport en vriendjes en vriendinnetjes. Doelstellingen die ook nog gezamenlijk gemaakt worden, tussen kind en ouders, en een gezamenlijk belang dienen. Onderzoeksbureau Gallup laat in recent onderzoek zien dat als managers medewerkers helpen met hun doelstelling, 66% zich betrokken voelt en daarmee de resultaten positief beïnvloed worden. Kortom probeer je eens te beperken tot een aantal kern prioriteiten en doelstellingen en wijk niet direct af bij de eerste tegenslag. Immers fouten maak mag en heb vertrouwen net als bij kinderen. Focus op de executie van de beperkte set aan doelstellingen, faciliteer je medewerkers om succesvol te zijn op deze doelstellingen en blijf deze doelstellingen communiceren.


Conclusie
Het managen van medewerkers is net als het omgaan en opvoeden van kinderen. Dat betekent vooral dat je ze serieus neemt, ze vertrouwen geeft, je ze fouten laat maken en dat je ze dan helpt in plaats van te straffen. Dat je regels stelt met daarin bandbreedte en je niet bij alles wat mogelijk fout kan gaan direct een straf bedenkt, oftewel een nieuw proces. Het behandelen van medewerkers als kinderen is niet negatief, het is juist om ze zo veel aandacht en vertrouwen te geven als we onze kinderen geven. Daarmee vergroten we de betrokkenheid van onze medewerkers, wat gezien de vele onderzoeken leidt tot hogere medewerkerstevredenheid en betere resultaten. Wellicht een idee om eens met wat minder management lagen te werken, ouders zijn zelf in een samengesteld gezin maximaal met 4.

 

Nieuwsgierig?
Benieuwd naar een persoonlijke toelichting van dit artikel, neem dan direct contact op.

Fedor Hoevenaars

Neem contact op met Fedor Hoevenaars voor meer informatie over commerciële projecten.