Media Pensioen Diensten ondersteunt het pensioenfonds van PNO Media met klantgerichte oplossingen voor de creatieve en digitale sector in Nederland. Communicatie en bereikbaarheid voor deelnemers en werkgevers zijn daarin een zwaarwegend onderdeel van het bedrijfsproces, geen bijzaak.
De uitdaging
Vanaf medio maart 2020 werkten nagenoeg alle medewerkers vanuit huis. Het onderlinge contact en het contact met deelnemers en werkgevers liep vanaf de thuiswerkplek, ondersteund door de telefooncentrale en mobiele telefonie en data.
Onze aanpak
Er was geen tijd te verliezen. Samen met een team van MPD is de scope vertaald in een backward planning met de migratiedatum als vertrekpunt, en is direct begonnen met executie volgens een stappenplan op weekniveau.
Eisen ophalen en vertalen
Per afdeling de eisen en wensen geïnventariseerd en afgezet tegen de bereikbaarheidsdoelstellingen. Die zijn vertaald naar een functionele vraag met call flow.
Markt verkennen en RFP uitzetten
Marktonderzoek en leveranciersconsultatie over de mogelijkheden, gevolgd door een Request for Proposal waarin wensen, eisen en doelstellingen bij elkaar kwamen.
Selecteren en contracteren
Een shortlist met ranking op functionaliteit, levertijd, ervaringen, uitvoering, toekomstadvies en financials. Daarna verdiepingsgesprekken, finaal oordeel en contractering. Vanaf dat moment vulde The Acceleration Group ook de projectmanagementrol in.
Migreren met de organisatie mee
Projectplanning en risicodossier, training, spreekuren en gebruikershandleidingen, en een beheerorganisatie die is klaargestoomd voordat de migratie werd doorgevoerd.
Nazorg en sturing op bereikbaarheid
Na de migratie is de beheerorganisatie ingewerkt, is rapportage over telefonie en bereikbaarheid opgezet en zijn call flow en instructies bijgesteld op basis van de analyses.
The Acceleration Group heeft ons uitstekend geholpen bij de transitie van onze oude telefooncentrale naar een nieuwe toekomstvaste communicatie-inrichting in de cloud. Alles is binnen de gestelde deadlines gerealiseerd en zonder problemen in gebruik genomen.
Wat we hebben gedaan
Wat MPD eraan overhield:
- Een moderne communicatieoplossing die aansluit op de ICT-integratiebehoeften en waarmee medewerkers eenvoudig kunnen werken.
- Een migratie zonder merkbare onderbreking, binnen de gestelde deadline.
- Medewerkers die zelf in controle zijn over hun eigen bereikbaarheid en die van hun afdeling.
- Rapportages over bereikbaarheid en een beheerorganisatie die daarop kan sturen.
- Een lagere maandelijkse factuur voor telefonie.
Herkenbare uitdaging?
Loopt jouw commerciële groei vast in de uitvoering? Plan een vrijblijvend gesprek met een van onze partners. We denken graag mee over jouw versnelling.